Hướng dẫn quy trình thành lập văn phòng đại diện
Thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị những gì? Quy trình thành lập văn phòng đại diện có khó khăn, phức tạp hay không? Trong bài chia sẻ sau Công Ty TNHH Minh – KPMG Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các thủ tục cần thực hiện và những thông tin, giấy tờ cần chuẩn bị nhé!
Bước 1: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện
Trước khi bắt tay vào thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện, thì doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:
Mã số doanh nghiệp
Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty
Tên văn phòng đại diện dự định thành lập
Tên văn phòng đại diện cần:
- Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu
- Tên văn phòng đại diện phải kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.
- Tên văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ, tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
- Trụ sở văn phòng đại diện phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định bao gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Trụ sở văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư.
- Trường hợp công ty thuê đất làm văn phòng đại diện cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp: hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của văn phòng cho thuê, bản sao CMND, hộ khẩu của bên cho thuê.
Người đứng đầu văn phòng đại diện – người đại diện theo pháp luật của công ty
Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:
- Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Sau khi có đầy đủ thông tin cần thiết, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ mở văn phòng đại diện bao gồm những thông tin chính sau:
- 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
- Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;
- 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
Bộ hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 cách để nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện như sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư
- Nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (bưu điện)
- Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 4: Nhận giấy đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả.
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo về việc sửa đổi bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa bổ sung bạn tiến hành nộp lại hồ sơ.
Trên đây chính là trọn bộ quy trình để thành lập văn phòng đại diện. Bạn còn bất kỳ câu hỏi nào đối với quá trình đăng ký mở văn phòng đại diện hay không?
Để được tư vấn hỗ trợ nhanh hoặc nếu như bạn đang cần một đơn vị chuyên nghiệp thay mình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện trọn gói. Hãy liên hệ ngay cùng Công Ty TNHH Minh – KPMG Việt Nam để đội ngũ luật sư, chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi tư vấn hỗ trợ từ A – Z. Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: 0918.535956 – 0916.535956.
Xem thêm: Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất!
