Các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định pháp luật, từ ngày 01/07/2022, tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên đây vẫn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Giúp cho các cá nhân, tổ chức hiểu rõ hơn, dưới đây là những quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất. Các cá nhân, tổ chức tham khảo để áp dụng đúng đắn nhất hóa đơn điện tử trong quá trình hoạt động, kinh doanh.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Thay thế cho hóa đơn giấy, Bộ tài chính hiện nay đã đã áp dụng loại hóa đơn mới là hóa đơn điện tử. Hình thức này giúp việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Hóa đơn điện tử cũng giúp việc tính toán thuế của các doanh nghiệp dễ dàng. Nhờ đó mà hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. 

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử, tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có ghi rõ:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ… Tập hợp này được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Toàn bộ được xử lý  trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Đồng thời được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử tương đối khắt khe để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và khách hàng.

2. Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử

Bên cạnh các quy định sử dụng hóa đơn điện tử phức tạp thì còn có rất nhiều ưu điểm khi sử dụng.

– Tiết kiệm chi phí

Việc sử dụng hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn. Điều này giúp tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây. Cụ thể:

+ Chỉ cần in hóa đơn khi khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy

+ Hóa đơn điện tử được phát hành đến khách hàng qua phương tiện điện tử như portal, e-mail.

+ Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí thấp.

– Dễ dàng quản lý

Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin hơn. Chẳng hạn như:

+ Hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu thuận tiện hơn rất nhiều;

+ Tránh xảy ra trường hợp mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;

+ Giúp cho việc quyết toán thuế của công ty trở nên đơn giản hơn;

+ Thuận tiện hơn cho đơn vị quản lý Thuế trong công tác kiểm tra;

+ Thuận tiện cho doanh nghiệp kê khai, nộp thuế.

– Thuận tiện sử dụng trong các trường hợp

+ Nhanh chóng hơn trong việc phát hành nhanh chóng, có thể phát hành theo lô lớn;

+ Lưu trữ dễ dàng hơn;

+ Các công tác quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn được đơn giản hóa;

+ Quá trình thanh toán được nhanh chóng hơn;

+ Không sử dụng hóa đơn giấy góp phần bảo vệ môi trường;

– An toàn hơn hóa đơn giấy.

Việc quy định về sử dụng hóa đơn điện tử cũng tăng tính an toàn hơn so với hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản nên tránh các rủi ro như thất lạc, hư hỏng. Nếu lạc mất thì cũng dễ để yêu cầu cấp lại hóa đơn.

3. Một số quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới cần lưu ý

3.1. Nguyên tắc sử dụng

Có 2 nguyên tắc phải đảm bảo về hóa đơn điện tử. Đầu tiên là xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Bên cạnh đó, hóa đơn giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử cũng không phải là HĐĐT. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

– Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin trong HĐĐT từ lúc thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.

– Thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi là tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn. Ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị.

– Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3.2. Các nội dung cần đáp ứng trong quy định sử dụng hóa đơn điện tử:

– Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.

– Tên hàng hóa, dịch vụ kèm đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hoá, dịch vụ. Thành tiền hóa đơn ghi bằng số và bằng chữ. Với hóa đơn giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng. Tổng số tiền phải thanh toán cũng phải ghi bằng số và bằng chữ.

– Chữ ký số điện tử của người bán theo quy định của pháp luật. Thời gian gồm ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử của người mua theo quy định của pháp luật khi người mua là đơn vị kế toán.

– Nội dung hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Khi cần có thêm ngôn ngữ nước ngoài thì được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt. 

– Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên. Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ,… phải đặt dấu chấm. Nếu ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị. 

Thời hạn bắt buộc của hóa đơn điện tử trên toàn quốc là từ ngày 01/07/2022. Do vậy các doanh nghiệp cần nắm rõ quy định sử dụng hóa đơn điện tử. Trên đây là các thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử. Để được tư vấn rõ hơn, quý khách có thể liên hệ trực tiếp với Kế Toán Minh Minh.

>> Xem thêm: Tại sao phải thuê dịch vụ kế toán mà không cho nhân viên tự làm