Tầm quan trọng của công tác kiểm kê hàng tồn kho

Định kỳ hoặc bất thường doanh nghiệp tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu/ công cụ dụng cụ để phát hiện chênh lệch giữa số liệu sổ sách với số liệu thực tế. Kiểm kê – kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán. Công việc này phải tuân thủ thực hiện nhằm xác định lại tài sản hiện có, tính giá thành sản phẩm.

Tại sao công ty phải kiểm kê hàng tồn kho?
Số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế có thể chênh lệch (Vì tài sản bị hư, thủ quỹ nhầm lẫn về mặt chủng loại, kế toán tính toán, ghi chép sai sót, các hành vi tham ô, trộm cắp…)

Chốt sổ tồn nguyên liệu hàng hóa, tài sản tại thời điểm kiểm kê, tính giá thành sản phẩm.

Để nắm được thực trạng nguồn lực của công ty tại cuối kỳ kế toán.

Giúp lãnh đạo nắm được chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Khi mua bán, sáp nhập, chia tách công ty.

Khi có chuyển giao nhân sự kho, kế toán.

Ngăn ngừa tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản.

Khi có yêu cầu quản trị đặc biệt của Ban giám đốc.

Phân loại
Kiểm kê định kỳ – kiểm kê hàng ngày đối với tiền mặt, hàng tuần đối với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đối với sản phẩm, hàng hóa, hàng quý đối với tài sản cố định, cuối năm kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị.

– Kiểm kê bất thường (kiểm kê đột xuất, ngoài kỳ hạn quy định).

Phương pháp tiến hành
Công tác này liên quan đến nhiều bộ phận, khối lượng công việc rất lớn đòi hỏi phải hoàn thành khẩn trương do đó cần được tổ chức một cách chặt chẽ.

Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng có vai trò chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, vạch kế hoạch, xác định phạm vi kiểm kê.

Trình tự:

Trước khi tiến hành:
Thủ trưởng lập ban kiểm kê, kế toán hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm được tiến hành thuận lợi.

Tiến hành kiểm kê: Tùy theo đối tượng để áp dụng phương pháp kiểm kê phù hợp.
Kiểm kê hiện vật, tiền mặt, các chứng khoán,…

Ngoài việc cân, đo, đong đếm số lượng còn cần phải quan tâm đánh giá chất lượng của hiện vật để phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư bị hư hỏng, mất phẩm chất.

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng, của các đơn vị, có quan hệ thanh toán.

Đối chiếu số dư ở sổ sách hai bên. Nếu phát hiện chênh lệch thì phải đối chiếu từng tài khoản để tìm nguyên nhân sau đó điều chỉnh cho khớp số liệu hai bên.

Sau khi kiểm kê:
– Kết quả kiểm kê được phản ánh trên các biên có chữ ký của nhân viên kiểm kê, nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu mẫu kiểm kê quy định.

– Các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu, các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách nếu có, được báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ thể.

– Các biên bản xác nhận số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế so với số liệu trên sổ sách,các quyết định xử lý đầy đủ thủ tục theo quy định những chứng từ kế toán hợp lệ kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào sồ sách.

Tầm quan trọng của công tác quản lý hàng tồn kho

Mọi quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị đều có ảnh hưởng trực tiếp đến Hàng-Tiền-Tài Sản.

3 quá trình chính: Mua – Bán – Sản xuất đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Tùy vào quản lý tốt hay xấu, hoạt động kinh doanh của công ty cũng sẽ như vậy.

Tồn kho – bộ phận chịu rủi ro cao nhất như: Mất mát (tình trạng bảo quản), hết hàng (gián đoạn sản xuất kinh doanh), thừa hàng (lãng phí).

Hàng tồn kho thường vận chuyển đơn giản, có nhiều loại với đặc điểm lưu trữ, bảo quản khác nhau vì vậy đôi khi rất khó có thể thực hiện việc quan sát để đảm bảo sự tồn tại của hàng tồn kho.

Hàng tồn kho được bảo quản ở nhiều nơi, nhiều kho phân bổ ở những thành phố tỉnh thành khác nhau.

Hàng tồn kho có thể trở nên chính xác tuyệt đối trong trường hợp công nghệ cao ngay cả khi nó những hình thái vật chất cụ thể.

Sự tồn tại, tính chính xác của hệ thống hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên (kê khai thường xuyên).

Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên cho phép 1 đơn vị biết được không chỉ hàng tồn kho ở thời điểm hiện tại, còn xác định các sản phẩm cần thiết phải ghi chép, những sản phẩm không bán được trong nhiều kỳ hoặc thủ tục kiểm soát thích hợp đối với việc ghi chép đúng đắn.

Nếu rủi ro kiểm soát có mức thấp, tại mức này các ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên  không chính xác thì kiểm kho có thể tiết kiệm thời gian, chi phí kiểm toán bằng việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vào cuối năm .

Kiểm kho thường kiểm tra các ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để xác định:
Bán hàng, thanh toán được phê chuẩn đã được ghi chép chính xác đúng kỳ.

Khi các nghiệp vụ bán hàng thanh toán được phê chuẩn mới được thực hiện.

Kiểm kho viên chọn các nghiệp vụ từ sổ ghi chép nghiệp vụ theo phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm tra theo hướng ngược lại với trình tự ghi chép để xác định có các nghiệp vụ phê chuẩn mới được ghi sổ hay không, giá trị đơn vị xuất có được tính chính xác hay không.

Kiểm kho viên có thể lựa chọn những khoản mục từ các chứng từ – kiểm toán theo trình tự luân chuyển của chúng để xác nhận tất cả các hóa đơn, doanh thu đều được ghi nhận chính xác, đúng kỳ.

Thủ tục kiểm soát không kém phần quan trọng – thực hiện kiểm tra định kỳ đối với những ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên do kiểm toán nội bộ hoặc một cá nhân khác thực hiện để xác định tính chính xác, sự cần thiết phải điều chỉnh, nguyên nhân của bất cứ khoản chênh lệch lớn nào trong các ghi chép.

Nên xác định những số liệu kiểm kê, số liệu điều chỉnh đối với những ghi chép liên quan về hàng tồn kho.

Cuối cùng kiểm kho kiểm tra bất cứ sự điều chỉnh trọng yếu nào đối với các ghi chép theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Ví dụ: Để làm rõ vấn đề hàng tồn kho hiện nay, ta tìm hiểu những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho của một doanh nghiệp kinh doanh máy tính nổi tiếng, đang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam – Hãng máy tính Dell. Những khó khăn trong công tác quản lý hàng tồn kho, hãng máy tính Dell đã gặp phải như:

Dell được thành lập dựa trên giả thuyết về “hứa ít – đem lại nhiều” cho khách hành, nhân viên, người cung cấp. Chúng tôi cũng xây dựng uy tín của công ty, dựa trên việc chúng tôi xoay sở tốt hàng hóa tồn kho, điều đó dẫn tới việc cung cấp dịch vụ nhanh hơn, giúp tiết kiệm nhiều hơn cho khách hàng.

Do đó, có lẽ rất kỳ lạ đối với chúng tôi khi hiểu được cú thụt lùi có ý nghĩa đầu tiên, chúng tôi đã trải qua năm 1989 khi công ty có quá nhiều hàng tồn kho.

Vì chúng tôi đã quen với việc theo đuổi mục tiêu tăng trưởng từng đồng lãi, doanh số bán hàng của công ty tăng càng ngày càng nhiều. Một cách tự nhiên, chúng tôi xem như một dấu hiệu khả quan. Để hoàn thành yêu cầu đó, tất nhiên chúng tôi phải mua các linh kiện rời – trong đó có con chíp bộ nhớ.

Nhưng thay vì mua đúng số lượng cần – đủ, ngày nay chúng tôi đang làm – đã mua như những kẻ say mê bất cứ con chíp nào chúng tôi có thể mua được.

Chúng tôi đã mua con chíp bộ nhớ nhiều hơn số chúng tôi cần. Sau đó giá cả bị rớt xuống thấp. Vấn đề càng tồi tệ hơn vì chúng tôi cũng đã mua các con chíp ở vào “ngã ba đường” về mặt kỹ thuật, khi dung lượng của chíp tăng từ 256k lên 1 Mb hầu như chỉ trong một đêm.

Bỗng nhiên chúng tôi bị kẹt giữa đống chíp bộ nhớ, điều này không ai muốn – chưa nói đến việc chúng tôi bỏ hàng đồng tiền. Công ty đã bị rơi vào tình thế khó khăn về tồn kho hàng. Điều này làm giảm số tiền lãi đến mức công ty chỉ thu được một xu cho mỗi một cổ phần trong một quý.

Để bồi thường chúng tôi phải tăng giá sản phẩm, làm chậm lại quá trình tăng trưởng. Chúng tôi phải hoãn lại các kế hoạch tung ra chiến dịch tại các quốc gia mới. Lần đầu tiên trong lịch sử của công ty, chúng tôi đã không cung cấp hàng. Trước sự hoài nghi choáng váng chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra  rằng công ty đang gặp vấn đề về hàng tồn kho.

Hàng tồn kho – thứ tồi tệ nhất phải sở hữu trong ngành công nghiệp mà giá trị của nguyên liệu hay thông tin giảm xuống nhanh chóng.

Ngày nay, điều đó có nghĩa đối với bất cứ ngành công nghiệp nào – từ máy tính tới hàng không, hay thời trang. Trong ngành công nghiệp điện tử chẳng hạn, tốc độ thay đổi công nghệ nhanh chóng có thể nhấn chìm giá trị của hàng tồn kho bạn đang có chỉ trong một vài ngày.

Trong ngành công nghiệp tin, giá trị của thông tin có thể giảm đi từng giờ hoặc từng phút, thậm chí từng giây. Tất cả những kinh nghiệm này chúng tôi đều học được từ những sự việc đó.

Vấn đề hàng tồn kho –  một vấn đề lớn nhận thấy ngay đối với chúng tôi, buộc chúng tôi phải có những bước đi tốt hơn: Giá trị, tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho. Ngoài kinh nghiệm này ra, chúng tôi còn rút ra được bài học về việc nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng hóa tồn kho:

Một chiến lược giành được chiến thắng, sự cần thiết: Nó đánh bại sự giảm sụt nhanh chóng giá trị của nguyên liệu, đòi hỏi ít tiền, rủi ro hơn. Chúng tôi cũng cam kết mạnh mẽ hơn cho việc hiểu, áp dụng kỹ năng dự đoán.

Qua ví dụ trên ta thấy: Vấn đề hàng tồn kho rất đơn giản nhưng cũng rất phức tạp đến kinh ngạc.

Phức tạp vì có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nó – chúng ta không kiểm soát được. Những yếu tố không thể kiểm soát gồm có: Mong muốn, nhu cầu khách hàng của công ty bạn, tất cả khách hàng trên toàn bộ chuỗi cung ứng, nguồn cung ứng linh kiện, nguyên vật liệu từ đơn vị cung cấp của bạn, cũng như tất cả các đơn vị cung cấp khác trong chuỗi cung ứng, tính sẵn có của nguồn tín dụng, giá trị tiền liên quan đến lại suất, tỉ lệ lạm phát, tỉ giá.

Ngay đến những yếu tố có thể kiểm soát được thì ta cũng không thể nào hoàn toàn làm chủ tất cả. Có thể kể một số yếu tố như sản lượng đầu ra hay năng suất, chất lượng, số lần giao hàng, kể cả những biến động – điều luôn có trong bất kỳ hệ thống nào.

Biện pháp khắc phục
Các khía cạnh cần phải chú ý khi đưa ra biện pháp quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp.

– Lịch trình sản xuất phải cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng, sản xuất cố định.

– Nơi hàng hóa lưu trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp phải đủ sức chứa khi cần thiết.

– Phải có đội ngũ dự báo thông tin về hàng tồn kho, cần lập kế hoạch để tránh được những yếu tố ảnh hưởng, biến động thói quen.

– Tránh dự trữ hàng tồn kho quá nhiều.

Bài viết trên đã chia sẻ về tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng tồn kho. Doanh nghiệp/công ty lưu ý những mục đã nêu trên để tránh những vấn đề xảy ra về tồn kho làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp/công ty.