Quy trình xuất hóa đơn điện tử?

Trong quá trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử, cần lưu ý để không có sai sót phải bổ sung, chỉnh sửa. Bởi nghiệp vụ này tuy không quá khó nhưng cũng dễ gây nhầm lẫn với những kế toán mới sử dụng hóa đơn điện tử. Sau đây là những hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn chi tiết để kế toán tham khảo.

1/ Cách ghi tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

Tên hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn

Để xuất hóa đơn điện tử, đầu tiên, khách hàng cần quan tâm tới tên hóa đơn là tên của loại hóa đơn. Ví dụ như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem, vé, thẻ…

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên, để phản ánh loại hóa đơn.

– Số 1 là loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

– Số 2 là Hóa đơn bán hàng.

– Số 3 là loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

– Số 4 là các loại hóa đơn khác, gồm tem/vé/thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn để xuất hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự, gồm chữ và số. Ký hiệu phản ánh thông tin về loại hóa đơn có mã hoặc hóa đơn không mã của cơ quan thuế, năm lập, loại hóa đơn điện tử sử dụng. Quy định 6 ký tự này như sau:

Ký tự đầu tiên là một chữ cái là C hoặc K. C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự là 2 chữ số Ả rập phản ánh năm lập hóa đơn điện tử, xác định bằng 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ năm 2021 là số 21, năm 2022 thì thể hiện là số 22.

Một ký tự tiếp theo là một chữ cái là T hoặc D hoặc L hoặc M, phản ánh loại hóa đơn điện tử.

– Chữ T là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

– Chữ D là hóa đơn điện tử đặc thù, do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

– Chữ L là hóa đơn của cơ quan thuế được cấp theo từng lần phát sinh.

– Chữ M là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

– Hai ký tự cuối sẽ do người bán tự xác định. Nếu khách hàng không có nhu cầu quản lý thì ghi YY.

– Tại bản thể hiện, mục ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ nằm ở phía trên bên phải của hóa đơn. Vị trí dễ nhận biết khi khách hàng xuất hóa đơn điện tử.

2/Cách ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán 

Trên hóa đơn điện tử cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán. Các thông tin này phải trùng theo tên, địa chỉ, mã số thuế thể hiện trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, đăng ký đầu tư…

3/ Cách ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua 

+ Người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế, thì nội dung tên, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn phải đúng với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

+ Nếu người mua không có mã số thuế, trên hóa đơn điện tử không cần có mã số thuế của người mua. 

Một số trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng cá nhân, thì trên hóa đơn không cần tên, địa chỉ người mua. 

Trường hợp xuất hóa đơn điện tử nếu bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nước ngoài, thông tin người mua có thể thay thế bằng giấy tờ xuất nhập cảnh, quốc tịch, số hộ chiếu. 

4/ Tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền

– Tên, đơn vị, số lượng, đơn giá tính của hàng hóa dịch vụ

+ Tên hàng hóa, dịch vụ thể hiện bằng tiếng Việt, nếu xuất hóa đơn điện tử đối với hàng hóa có nhiều loại, thì tên chi tiết đến từng chủng loại. 

Đối với mặt hàng phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, trên hóa đơn phải thể hiện số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa khi đăng ký pháp luật. Ví dụ là số khung, số máy của xe ô tô, chiều dài-rộng-số tầng của ngôi nhà…

Các loại hàng hóa, dịch vụ như điện, nước, viễn thông, dịch vụ truyền hình, bảo hiểm được bán theo kỳ. Trên hóa đơn điện tử cần ghi cụ thể kỳ cung cấp. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài sẽ được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc ngay dưới dạng tiếng Việt và cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. 

Nếu xuất hóa đơn điện tử với hàng hóa được giao dịch có quy định về mã hàng, trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng (nếu có).

+ Đơn vị tính thể hiện trên hóa đơn là đơn vị đo lường, như tấn, tạ, yến, lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, m3, m2, m… Đối với dịch vụ, đơn vị tính là số lần cung cấp.

+ Số lượng ghi bằng chữ số Ả-rập theo đơn vị tính.

+ Đơn giá theo đơn vị tính.

– Thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa theo quy định của pháp luật.

– Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán gồm thuế giá trị gia tăng, tất cả được xác định bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập.

Trường hợp thu ngoại tệ thì thể hiện theo ngoại tệ, đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tổng số tiền thanh toán trong quy trình xuất hóa đơn điện tử phải thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt. 

Trường hợp thu ngoại tệ, và nộp thuế bằng ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán bằng ghi ngoại tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Đối với những cơ sở kinh doanh áp dụng chiết khấu thương mại, phải thể hiện rõ khoản chiết khấu trên hóa đơn.

5/ Chữ ký số của người bán khi xuất hóa đơn điện tử 

– Người bán là doanh nghiệp, chữ ký số trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp. Nếu người bán là cá nhân sẽ dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Nếu xuất hóa đơn điện tử cho người mua là cơ sở kinh doanh và 2 bên có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký số trên hóa đơn điện tử được lập, thì người mua ký số trên hóa đơn.

– Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều này.

6/ Căn cứ xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn được tính theo thời điểm người bán ký số trên hóa đơn và định dạng hiển thị theo ngày, tháng, năm.

Mã của cơ quan thuế theo hướng dẫn quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu quy định tại điểm d.3 khoản này và các nội dung khác (nếu có).

Trên đây là hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn điện tử. Nếu quý khách có bất kỳ yêu cầu hỗ trợ gì liên quan đến nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử do Kế toán Minh Minh cung cấp, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.