Hướng dẫn thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện

Bạn gặp khó khăn trong việc vận hành văn phòng đại diện hoặc đơn giản là muốn đóng cửa văn phòng đại diện do không thực sự cần thiết. Ngay sau đây Công Ty TNHH Minh – KPMG Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện chuẩn xác.

Xem thêm: Văn phòng đại diện là gì!

Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Căn cứ nội dung Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 72 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, văn phòng đại diện sẽ chấm dứt hoạt động trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bởi một trong các nguyên nhân:
• Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là giả mạo;
• Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế;
• Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.

Những lưu ý trước khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

• Công ty cần phải hoàn thành tất cả các nghĩa vụ đối với cơ quan thuế, thực hiện thanh toán các khoản nợ phát sinh của văn phòng đại diện và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động khi giải thể văn phòng đại diện.
• Trong trường hợp văn phòng đại diện chưa được cấp mã số thuế đơn vị phụ thuộc, sau khi nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, Phòng ĐKKD sẽ xác nhận với cơ quan thuế về việc đơn vị chưa đăng ký mã số thuế.

Thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện

Để thực hiện đóng cửa, giải thể văn phòng đại diện công ty doanh nghiệp thực hiện theo quy trình, thủ tục như sau:

Bước 1: Hoàn thành các nghĩa vụ thuế và nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế

Để khóa mã số thuế chúng ta cần nộp hồ sơ, thủ tục đóng mã số thuế văn phòng đại diện tại Chi cục thuế quản lý của văn phòng đại diện.

Hồ sơ khóa mã số thuê bao gồm:

• Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế – mẫu 24/ĐK-TCT theo Thông tư 95/2016/TT-BTC.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản sao)
• Giấy đăng ký mã số thuế bản chính (nếu có)

Bước 2: Làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có)

Trong trường hợp văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 – ngày bắt đầu có hiệu lực của Luật doanh nghiệp 2014 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại cơ quan công an. Hồ sơ gồm có:

• Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện
• Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính (trường hợp trả con dấu)

Bước 3: Soạn thảo hồ sơ đóng cửa văn phòng đại diện

Sau khi khóa mã số thuế và trả con dấu, thì doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ giải thể, đóng cửa văn phòng đại diện. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện sẽ bao gồm:

• Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (Mẫu tham khảo – thuộc Phụ lục II – 22, thông tư 20/2015/ TT – BKHĐT)
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện(nếu có).
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
• Danh sách người lao động cũng như quyền lợi tương ứng của người lao động trong VPĐD.
• Danh sách các chủ nợ cũng như số nợ chưa thực hiện thanh toán (nếu có)
• Con dấu văn phòng đại diện (nếu có)
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bản sao (nếu có)

Bước 4: Nộp hồ sơ trả giấy phép kinh doanh VPĐD

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp nộp hồ sơ trả giấy phép kinh doanh VPĐD lên Sở kế hoạch và đầu tư.

Trong vòng 5 ngày làm việc cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và doanh nghiệp đáp ứng đủ nghĩa vụ về thuế thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chuyển tình trạng của VPĐD trong Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp về trạng thái chấm dứt hoạt động. Sau đó, ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản nêu rõ lý do. Doanh nghiệp cần sửa đổi bổ sung thông tin theo hướng dẫn và tiến hành nộp lại hồ sơ.

Một số lưu ý quan trọng khi đóng cửa văn phòng đại diện

Bên cạnh việc thực hiện các thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện thì khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bạn cần lưu ý đến một số vấn đề sau:

• Nếu văn phòng đại diện công ty ngừng hoạt động kinh doanh hơn 1 năm mà không thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cũng như cơ quan thuế, thì sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Trường hợp này, nếu khi ngừng kinh doanh mà không muốn giải thể, doanh nghiệp nên làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện để tránh bị thu hồi giấy phép hoạt động.
• Nếu trường hợp văn phòng đại diện của công ty bạn đặt ở nước ngoài thì phải tiến hành giải thể theo quy định của nước đó. Nhưng sau khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp vẫn phải thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc nơi đặt trụ sở chính về việc chấm dứt hoạt động VPĐD trong vòng 30 ngày kể từ ngày ngưng hoạt động.
• Trường hợp công ty nước ngoài muốn giải thể văn phòng đại diện tại Việt Nam thì cần đảm bảo rằng đã hoàn tất mọi nghĩa vụ về thuế, về việc chấm dứt hợp đồng lao động, thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến người lao động, thực hiện đầy đủ việc trả lương cũng như thanh lý các khoản nợ, các hợp đồng thuê nhà, cung cấp dịch vụ các bên.
• Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài cần giải thể trong các trường hợp nào?
• Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể được giải thể theo yêu cầu của doanh nghiệp nước ngoài
• Khi hết thời hạn đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện nhưng doanh nghiệp nước ngoài không muốn gia hạn
• Khi hết thời hạn đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện nhưng không được phép gia hạn.
• Trường hợp bị bắt buộc giải thể hay thu hồi giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.

Trên đây Công Ty TNHH Minh – KPMG Việt Nam đã hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện. Bạn còn băn khoăn, thắc mắc gì về quy trình đóng cửa, giải thể văn phòng đại diện hay không? Liên hệ ngay Minh – KPMG để đội ngũ luật sư chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi tư vấn, hỗ trợ tận tâm chi tiết nhé!

Hiện tại Minh KPMG đang cung cấp dịch vụ tư vấn giải thể văn phòng đại diện trọn gói bao gồm:

• Tư vấn các thủ tục giải thể văn phòng đại diện
• Thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục giải thể văn phòng đại diện (chuẩn bị hồ sơ – nộp hồ sơ – nhận kết quả)

Liên hệ ngay hotline: 0918.535956  – 0916.535956 để được tư vấn trọn gói về dịch vụ nếu bạn đang quan tâm.