Thủ tục mở văn phòng đại diện đúng quy định

Mở văn phòng đại diện là phương án được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy hồ sơ, thủ tục mở văn phòng đại diện được quy định như thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi làm thủ tục mở văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ Điều 45 theo quy định Luật doanh nghiệp về việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:

Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Như vậy, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, được doanh nghiệp ủy quyền để đại diện cho lợi ích và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp đó. Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nhưng cần có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Thủ tục mở văn phòng đại diện

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị các thông tin, soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Để chuẩn bị làm thủ tục mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ có chứa các thông tin cơ bản về văn phòng đại diện như: Thông báo thành lập văn phòng đại diện, bản sao của quyết định thành lập văn phòng và kèm theo đó là bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Bước 2: Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện

Với bước nộp hồ sơ này, công ty có thể chọn nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hai cách

Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi sẽ đặt trụ sở chính của văn phòng đại diện công ty. Sau đó nhận giấy hẹn xử lý hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh.

Hoặc doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện thông qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp đăng ký lần đầu, cần tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia và kê khai nộp hồ sơ để làm thủ tục mở văn phòng đại diện trực tuyến.

Phòng đăng ký kinh doanh gửi Giấy biên nhận về đã nhận hồ sơ và nhập các thông tin của văn phòng đại diện lên hệ thống và tải các văn bản đã được số hóa trong hồ sơ đăng ký mở văn phòng đại diện lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét, xử lý hồ sơ của doanh nghiệp

Trong thời gian 03 ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cần xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đó và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa chính xác hoặc chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản về những nội dung cần sửa đổi tới doanh nghiệp.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện công ty

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp sau khi hồ sơ hợp lệ và được chấp nhận. Sau khi nhận được thông báo chấp thuận hồ sơ mở văn phòng đại diện, công ty liên hệ Phòng đăng ký kinh doanh để nộp lệ phí cho việc cấp và nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đó.

Bước 5: Khắc dấu, công bố dấu mẫu của văn phòng đại diện

Bước tiếp theo của thủ tục mở văn phòng đại diện là tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia. Nội dung mẫu dấu thường bao gồm các thông tin như tên văn phòng đại diện, mã số thuế và tên tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 7: In biển hiệu của văn phòng đại diện công ty

Công ty làm biển hiệu văn phòng đại diện và treo biển hiệu đó tại địa chỉ hoạt động của văn phòng đại diện. Nội dung biển hiệu của văn phòng đại diện công ty cần có các nội dung như tên văn phòng đại diện, địa chỉ của văn phòng đại diện.

Những lưu ý khi làm thủ tục mở văn phòng đại diện

Về địa chỉ mở văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có thể mở văn phòng đại diện ở cả trong nước và nước ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động. Tuy nhiên, địa chỉ của văn phòng đại diện không được thành lập tại nhà tập thể hoặc nhà chung cư. Địa chỉ mở văn phòng đại diện phải được xác định cụ thể, chi tiết, dễ dàng cho việc tìm kiếm.

Về người đại diện văn phòng

Người đại diện của văn phòng phải có đủ điều kiện về năng lực hành vi dân sự, làm chủ được hành vi, nhận thức của mình và đáp ứng các điều kiện khác được quy định trong Luật Doanh nghiệp, Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.

Về tên của văn phòng đại diện

Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, với các chữ F,J,Z,W, chữ số và các ký hiệu khác. Ngoài ra, tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” và được gắn tại trụ sở văn phòng đại diện đó.

Về các hoạt động chính của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp chỉ thực hiện hoạt động giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, tiếp nhận hồ sơ cho công ty theo sự ủy quyền và không hoạt động với mục đích kinh doanh hay đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Thủ tục mở văn phòng đại diện là một trong những thủ tục khá rác rối, rườm rà, tốn nhiều thời gian. Qua bài viết này, hy vọng việc thực hiện những thủ tục pháp lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Để tối ưu hoá chi phí và thời gian, quý vị có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty, mở văn phòng đại diện, tư vấn pháp lý doanh nghiệp, tư vấn tài chính….