Quy trình ký hợp đồng điện tử như thế nào?

Khi thực hiện một hợp đồng điện tử sẽ có những bước quan trọng mà doanh nghiệp, công ty cần lưu ý để đúng quy định của pháp luật. Khác với hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử có thể được ký kết một cách nhanh chóng mà không cần địa điểm giao dịch. Vậy quy trình ký hợp đồng điện tử như thế nào và có những nguyên tắc nào cần tuân thủ? Dưới đây là những thông tin về quy trình cũng như nguyên tắc khi ký kết hợp đồng.

1. Hợp đồng điện tử là gì 

Theo Điều 33 trong Luật Giao dịch điện tử năm 2005, hợp đồng điện tử là một hợp đòng được thực hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Có thể hiểu, hợp đồng điện tử là hợp đồng được giao kết dưới dạng dữ liệu và có thể thực hiện bất cứ khi nào thông qua các thông điệp dữ liệu được gửi và nhận giữa các bên ký giao.

Khác với hợp đồng truyền thống, ký hợp đồng điện tử sẽ có những điểm như sau:

• Thông điệp được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Cần có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trong giao kết.
• Phạm vi áp dụng hợp đồng điện tử cũng bị hạn chế trong một vài lĩnh vực như nhân sự, thương mại, kinh doanh hay các lĩnh vực cần được pháp luật quy định thì mới được thực hiện.

2. Quy định của pháp luật về hợp đồng điện tử

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử đã được pháp luật thừa nhận do thông điệp dưới dạng dữ liệu vẫn có giá trị tương đương thông điệp hợp đồng truyền thống. Theo quy định pháp luật có các điều như sau:

– Chủ thể tham gia cần có tối thiểu 3 bên: Bên đề nghị điều khoản, Bên chấp nhận đề nghị và Tổ chức cung cấp dịch vụ ký hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử cũng như cơ quan cung cấp dịch vụ mạng.

– Việc thực hiện ký kết hợp đồng được xác nhận bằng chữ ký số của các bên tham gia (trừ trường hợp bên tham gia có thỏa thuận trước về việc không dùng chữ ký số).

– Xác nhận thời điểm gửi và nhận thông điệp dữ liệu. Thời điểm gửi được tính từ lúc nhập vào hệ thống thông tin và thời điểm nhận được tính từ lúc thông điệp được nhập hoàn tất trên hệ thống chỉ định. Trong trường hợp không có hệ thống nhập chỉ định, thời điểm nhập được tính từ lúc dữ liệu truyền đến bất cứ hệ thống nào của người nhận thông điệp.

3. Quy trình ký hợp đồng điện tử 

Quy trình thực hiện ký hợp đồng gồm 3 bước

Quy trình ký hợp đồng điện tử thường sẽ có sự thay đổi tùy theo các bên tham gia tuy nhiên điểm chung của quy trình thường bao gồm các bước như sau:

• Bước 1: Đề nghị ký giao hợp đồng

Trong bước 1, các bên sẽ bày tỏ mong muốn được hợp tác theo thỏa thuận và cùng nhau thương thảo để đưa ra những quy định trong hợp đồng. Để thực hiện đề nghị giao kết, các bên cần phải đăng nhập tài khoản hệ thống hợp đồng điện tử và thực hiện tạo hợp đồng với nội dung điều khoản, quyền, nghĩa vụ,…một cách đầy đủ rồi tiến đến bước 2.

• Bước 2: Trả lời đề nghị

Bên nhận sẽ xem xét đề nghị đồng ý hoặc không đồng ý bằng hành động cụ thể

Hợp đồng sau khi được tạo thành công, bên đề nghị sẽ gửi hợp đồng cho các bên liên quan và bên nhận sẽ truy cập hệ thống phần mềm để xem xét, kiểm tra và trả lời đề nghị được nêu trong nội dung hợp đồng. Bên nhận nếu đồng ý với các đề nghị sẽ thực hiện ký hợp đồng điện tử hoặc nếu từ chối, không đồng ý thì có thể yêu cầu chỉnh sửa nội dung, điều khoản hợp đồng.

• Bước 3: Thực hiện và ký hợp đồng điện tử

Sau khi các bên đã thực hiện chỉnh sửa, ký đầy đủ các điều khoản đặt ra thì hợp đồng mới được thiết lập thành công. Hợp đồng điện tử sau khi ký giao sẽ được gửi cho tất cả các bên liên quan cũng như sẽ được lưu trữ, mã hóa giao kết hợp đồng. 

Khi ký hợp đồng điện tử thành công, các bên sẽ chuẩn bị hàng hóa, dịch vụ,…để cung cấp theo điều khoản đã nêu.

4. Những nguyên tắc khi ký hợp đồng điện tử

Có 3 nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ khi giao kết hợp đồng điện tử

Theo Luật Giao dịch điện tử, có 3 nguyên tắc cần tuân thủ khi ký hợp đồng điện tử cụ thể như sau:

• Các bên được quyền thỏa thuận phương tiện điện tử cho hợp đồng.
• Hợp đồng cần tuân thủ theo Luật Giao dịch điện tử cùng với các quy định áp dụng cho các hợp đồng truyền thống.
• Các bên được quyền thỏa thuận yêu cầu kỹ thuật, chứng thực cũng như đảm bảo các điều kiện khác nhằm đảm bảo tính chất bảo mật, toàn vẹn của hợp đồng điện tử.

5. Dịch vụ tư vấn, chứng thực, ký hợp đồng điện tử an toàn, đúng pháp luật

Hiện nay, tập đoàn Viettel cung cấp 2 giải pháp chữ ký số từ xa là MySign và vContract. MySign và vContract là dịch vụ chữ ký số từ xa, phù hợp để thực hiện ký đa dạng các loại tài liệu, văn bản trên môi trường số (online) như dịch vụ công, thuế điện tử, hải quan điện tử, hợp đồng, hóa đơn điện tử. 

Kế Toán Minh Minh được ủy quyền chính thức cung cấp dịch vụ MySign và vContract. Chúng tôi cam kết về chất lượng dịch vụ, hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ khách hàng tối đa. Chi phí dịch vụ tại Kế toán Minh Minh cũng vô cùng hợp lý, tiết kiệm cho các doanh nghiệp. 

Trên đây là quy trình ký hợp đồng điện tử theo đúng quy định pháp luật và hợp đồng điện tử mang giá trị pháp lý hợp pháp. Nếu bạn đang gặp khó khăn do chưa nắm vững quy trình thực hiện, bạn có thể liên hệ với Kế toán Minh Minh để được tư vấn, hỗ trợ, hướng dẫn thực hiện quy trình.

>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì?