Các nguyên tắc cần kiểm soát trước khi kiểm kê

1. Kiểm soát chung:

Việc kiểm kê được tiến hành bởi 1 nhân viên khác sẽ kiểm tra lại. (12 nhóm có tối thiểu 2 người: 1 đếm – 1 ghi và cả 2 người này không nên thuộc bộ phận quản lý kho đó) (trường hợp hàng hóa đặc thù đòi hỏi việc kiểm đếm phức tạp… nhóm phải được kỹ thuật hướng dẫn trước hoặc có 1 nhân viên kho đi cùng).

>> dịch vụ thành lập công ty tại biên hòa

- Các hàng hóa hư hỏng, chậm luân chuyển… phải được phát hiện và ghi chép đầy đủ trong quá trình kiểm kho.

- Các điều chỉnh trong quá trình kiểm phải được quản lý chặt (báo cáo người phụ trách và ghi lại trong biên bản kiểm kê).

- Bảng kiểm kê hỏng cũng phải được lưu lại đủ, ghi rõ lý do.

VD: Thay đổi quy trình kiểm soát để hạn chế thủ tục kiểm soát tiếp xúc và dữ liệu liên quan đến việc kiểm soát và thực hiện về sự kiểm soát chung của hệ thống.

2. Khóa sổ đối với hàng tồn kho

Bảo đảm hàng trong kho đã được ghi nhận trong sổ mua hàng và chưa được ghi trong sồ bán hàng.

Ghi lại số phiếu và nội dung chi tiết của các PNK và PXK sau cùng (1-10 phiếu tùy lưu lượng nhập xuất kho).

Mở sổ chi tiết ghi chép tất cả các hoạt động nhập xuất hàng hóa trong suốt quá trình kiểm kho (nếu có).

Kiểm tra việc khóa sổ đối với hàng tồn kho là một thủ tục kiểm toán quan trọng nhằm đảm bảo các nghiệp vụ liên quan được ghi chép đúng niên độ, bao gồm:

- Mua hàng: Xác định các hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu đơn vị và nghĩa vụ đối với người bán đã phát sinh;

- Bán hàng: Xác định hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu, kiểm soát cho người mua, doanh thu đã đủ điều kiện ghi nhận.

- Xuất nguyên liệu và nhập kho thành phẩm (đối với doanh nghiệp sản xuất)

Trước khi kiểm kê

- Các chứng từ về nhập, xuất hàng tồn kho và lưu chuyển nội bộ phải được đánh số một cách liên tục.

- Những chứng từ nhập, xuất cuối cùng bao gồm cả đối với hàng hóa do bên thứ 3 kiểm soát bảo quản phải được ghi chú để theo dõi, xác đinh điểm phân cách niên độ sau này.

- Trong khi kiểm kê: KTV cần quan sát cẩn thận và ghi chú lại các nghiệp vụ nhập, xuất xung quanh thời điểm khóa sổ

- Sau khi kiểm kê: KTV phải đối chiếu phiếu nhập kho và hóa đơn của người bán, phiếu giao hàng và hóa đơn của đơn vị, các chứng từ xuất nguyên vât liệu …xung quanh thời điểm khóa sổ để đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng niên độ.

3. Đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ được kiểm một lần

Đánh số trước trên các phiếu kiểm kho.

Lên bảng tổng hợp các nhóm – phiếu- địa điểm- danh mục thời gian kiểm kê. (bảng kiểm soát)

Quản lý chặt chẽ các phiếu kiểm kho (Số thứ tự, đã sử dụng hay chưa…) tại thời điểm kết thúc kiểm kê. Các khoảng trống còn lại trong các phiếu kiểm kho hoặc các phiếu chưa sử dụng phải được gạch chéo.

Người phát/ nhận phiếu thường là người tổng hợp số liệu trên máy tính – người kiểm tra.

 4. Đảm bảo tất cả các mặt hàng đều được kiểm tra

Dán nhãn trên tất cả các hàng đã được kiểm và để lại một bản sao phiếu / bảng kiểm kê cho người quản lý tại nơi kiểm kê.

Quá trình kiểm kê phải được tiến hành tuần tự từ vị trí xuất phát, không được kiểm kê nhảy cóc ( dù vì lý do cùng loại hàng … chẳng hạn).

5. Kiểm kê sản phẩm dở dang

Đối với sản phẩm dở dang, xác định số lượng và mức độ hoàn thành của sản phẩm. Riêng sản phẩm dở dang của đơn vị xây lắp bao gồm cả sản phẩm xây lắp theo tiêu chí khoản mục chi phí.

Sản phẩm làm dở là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chế tạo (đang nằm trong quá trình công nghệ sản xuất hoặc đã hoàn thành 1 vài bước chế biến nhưng vẫn còn phải gia công chế biến tiếp mới hoàn thành).

Toàn bộ chi phí sản xuất đã tập hợp được trong kỳ theo từng đối tượng đã xác định liên quan đến cả sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang. Để có thông tin phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm hoàn thành cũng như phục vụ yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát chi phí, kế toán cần phải xác định số chi phí sản xuất đã bỏ ra có liên quan đến số sản phẩm chưa hoàn thành là bao nhiêu. Đó là việc đánh giá sản phẩm làm dở.

Như vậy, đánh giá sản phẩm dở dang là việc thanh toán, xác định phần chi phí sản xuất mà sản phẩm làm dở cuối kỳ phải chịu. Chi phí sản xuất sản phẩm dở dang có thể được đánh giá theo 1 trong các phương pháp sau:

Nên khuyến khích ngừng sản xuất, hạn chế tối đa SPDD (vì kiểm thường khó chính xác). Với một số loại hình sản xuất, luôn có SPDD trên chuyền, không thể ngừng sản xuất, có thể ước lượng theo phương pháp HỘP ĐEN.

6. Một số lưu ý khác

Mỗi mặt hàng phải được kiểm ít nhất 1 lần trong năm

“Hướng dẫn kiểm kê” phải được chuẩn bị chi tiết trước khi kiểm kê và công bố dưới dạng văn bản chính thức.

Đối với DN có nhiều kho khác nhau, tiến hành kiểm kho ở các kho chính cùng lúc (tránh tình trạng luân chuyển hàng giữa các kho).

Kiểm tra cả các kho được thông báo là trống (trong hệ thống kho công ty) tránh bỏ sót hàng (CSDL đầy đủ).

Việc tổng hợp các bảng, phiếu kiểm kê nên làm bằng máy tính ngay sau khi có bảng phiếu đầu tiên hoàn tất gởi về. (việc này sẽ do 1 người chịu trách nhiệm kiểm tra/tổng hợp làm/được phân công từ trước).

 

 >> dịch vụ giấy phép kinh doanh tại biên hòa